Lorsqu’une société commerciale tient elle-même sa comptabilité, elle procède à l’enregistrement des pièces comptables. Pourtant, ces justificatifs sont de diverses formes : factures d’achats, factures de ventes, relevés bancaires… Ils doivent faire l’objet d’un classement et d’un archivage rigoureux.

Le stockage des justificatifs comptables doit se faire de la meilleure manière pour éviter les situations pénalisantes comme la perte de temps, le manque de visibilité, de nombreux aller-retour, etc.

Pour les documents tangibles, l’archiviste peut utiliser un trieur plastique avec intercalaires pour les classer et les séparer. Il réalise un classement par type de dépenses (eau, gaz, électricité, loyer, internet, téléphonie, repas, déplacements, essence, fournitures, etc….), par fournisseur ou encore par un suivi chronologique journalier.

Concernant les fichiers, il faut s’équiper d’un bon logiciel de facturation pour avoir un suivi détaillé des flux.

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